Quando uma empresa se depara com inúmeros projetos e planos táticos após realizar seu planejamento estratégico, é crucial saber priorizá-los de forma eficaz. Foi com essa necessidade em mente que desenvolvemos a Matriz UVRE de Prioridades, uma ferramenta estratégica que visa classificar e ordenar projetos com base em quatro elementos-chave: Utilidade, Viabilidade, Resultado e Eficácia.
A matriz é intuitiva é composta de quatro variáveis, representadas pelo acrônimo UVRE: Utilidade, Viabilidade, Resultado e Eficácia. Cada elemento é avaliado em uma escala de 1 a 5, permitindo que a classificação seja mais precisa, seja por percepção empírica ou com base em dados concretos, como pesquisas de mercado e análises financeiras.
A Utilidade (U) analisa o valor percebido pelo público-alvo em relação ao projeto, enquanto a Viabilidade (V) pondera o investimento necessário para sua execução. A variável Resultado (R) relaciona o projeto às metas cruciais da empresa, e a Eficácia (E) verifica a efetividade do plano para alcançar os resultados desejados.
Baixa aqui a MATRIZ UVRE DE PRIORIDADES
O preenchimento da matriz segue um processo intuitivo, com identificação dos projetos, seus líderes e respectivos públicos-alvo. A atualização periódica dos status dos projetos permite acompanhar o andamento e reavaliar prioridades ao longo do período estabelecido.
Na medida que vai sendo preenchida, a classificação é automática; a Matriz UVRE atribui uma prioridade clara para cada projeto, facilitando o direcionamento de recursos e esforços para aqueles com maior impacto e eficácia. Essa ferramenta estratégica possibilita uma gestão mais inteligente e assertiva, maximizando os resultados e o alcance dos objetivos traçados.
Com a Matriz UVRE de Prioridades em mãos, estudantes e profissionais de marketing têm uma poderosa ferramenta para otimizar suas estratégias, tornando-as mais alinhadas com as expectativas do público-alvo e, ao mesmo tempo, viáveis e eficazes para atingir as metas organizacionais. Ela representa um guia imprescindível para uma abordagem estratégica mais eficiente e bem-sucedida no competitivo universo do marketing.
Apresentando a MATRIZ UVRE DE PRIORIDADES:
A MATRIZ UVRE divide-se em 3 sub-planilhas (3 abas/botões) distintas, porém interligadas. Ao abrir o arquivo Excel da MATRIZ UVRE, logo de imediato poderá visualizar as 3 abas no rodapé da planilha, que poderão ser acionadas pelo simples clique ou, caso prefira, também utilizando os BOTÕES que estão no topo de cada uma delas.
Conheça suas funcionalidades, como estão estruturadas e a melhor forma de utilizá-las:
CLASSIFICAÇÃO DOS PROJETOS
O preenchimento da MATRIZ UVRE inicia-se SEMPRE nessa aba. São quatro as variáveis que devem ser analisadas e pontuadas para cada projeto relacionado na planilha, e que formam o acrônimo UVRE: U – Utilidade, V – Viabilidade, R – Resultado e E – Eficácia. Cada uma delas deve ser classificadas mediante escalas de 5 pontos, podendo ser realizadas considerando apenas uma visão empírica de quem a estiver construindo, a partir das suas percepções e experiências de mercado; ou, então, para ser mais preciso, considerando inteligência de marketing, como por exemplo pesquisa de mercado para avaliar a percepção do público-alvo, parâmetros financeiros para as escalas de viabilidade e resultado, por exemplo. A seguir, encontra-se a definição e contextualização de cada uma dessas 4 variáveis:
a. U – UTILIDADE: Conforme visto na Tabela Spalding, na Família de Elementos – Proposta de Valor, toda empresa tem que ter um olhar assertivo e eficaz para compreender o quanto que o seu público-alvo perceberá valor naquilo que ela se predispõe a oferecer. Esse pilar da Matriz UVRE denominado UTILIDADE propõe-se exatamente a isso, classificar, na visão do público-alvo, qual será a utilização e percepção de valor que o projeto e ou a ação de trabalho mencionada na UVRE obterá se executada. A classificação deverá oscilar entre uma escala de 5 pontos, sendo 01 baixíssima ou nenhuma percepção de valor e 05 altíssima percepção de valor.
b. V – VIABILIDADE: Em geral, todos os projetos idealizados pela empresa podem acabar sofrendo algum tipo de impacto no que tange à sua viabilidade, ou seja, qual a quantidade de investimento, quer seja financeiro, profissional, tempo, etc, que será necessário para realizar o projeto ou a ação que se propõe dentro da UVRE. Nesse caso também, deve-se classificar considerando uma escala de 1 a 5 pontos, onde 01 representa baixíssimo investimento e 05 altíssimo investimento.
b. R – RESULTADO: Todo projeto tem um propósito, que pode estar diretamente ou indiretamente relacionado ao resultado desejado pela empresa. Essa variável refere-se principalmente à MCI - Meta Crucialmente Importante(*), ou seja, as metas que são essenciais para a empresa ou para o setor em um determinado período de tempo. Com a variável Resultado, classificamos a relação entre cada projeto ou atividade planejada na UVRE e as metas almejadas pela empresa. A classificação também varia de 01 a 05, sendo 01 nenhuma relação com a MCI e 05 uma relação total com a MCI.
(*)MCI refere-se a uma meta específica e prioritária que, quando alcançada, terá um impacto significativo nos resultados e no progresso de uma organização em direção aos seus objetivos estratégicos. McChesney, C., Covey, S. R., Huling, J., Moraes, B., Walker, B. & Thele, S. (2012). As Quatro Disciplinas da Execução. Alta Books.
d. E – EFICÁCIA: O elemento de número 105 da Tabela Spalding chama-se Eficácia & Eficiência, e é também um dos pilares chaves da UVRE. Este quarto e último item da MATRIZ UVRE deve ser considerado como um item de validação, ou seja, serve para obrigar a empresa a checar se o projeto ou atividade que está sendo planejada na UVRE realmente está sendo pensado com a máxima eficácia possível ou não para se alcançar o melhor desempenho em relação à UTILIDADE, VIABILIDADE e RESULTADO almejados. Dessa forma, seu preenchimento é realizado considerando também uma escala de 01 a 05, onde 01 demonstra que o projeto em questão possui uma perspectiva de baixíssima eficácia e 05 altíssima eficácia. Em geral, espera-se aqui que os projetos obtenham nota 05, porém, dependendo do contexto idealizado para o projeto em questão, essa nota pode oscilar.
O preenchimento da Matriz UVRE segue um processo intuitivo, conforme mencionado anteriormente. Uma vez que as quatro variáveis a serem analisadas são compreendidas, pode-se iniciar o preenchimento da planilha. A matriz possui três colunas iniciais para identificação de cada projeto.
Na primeira coluna, deve-se inserir cada um dos projetos ou atividades identificados no planejamento. É importante não apenas incluir o nome do projeto, mas também uma breve síntese para obter uma referência de melhor qualidade sobre o mesmo.
A segunda coluna, denominada "Líder", destina-se a identificar o responsável por cada projeto em questão.
A terceira coluna tem o propósito de identificar o público-alvo para o qual o projeto é direcionado. Essa coluna possui uma relevância significativa, pois a identificação do público-alvo permite uma classificação mais precisa da primeira variável, a Utilidade (U). Afinal, para classificar a percepção de valor de algo para alguém, é fundamental conhecer quem é esse alguém.
A Classificação Automática da Matriz UVRE
Uma vez que cada variável recebe a sua nota de 01 a 05, a últimas colunas da Matriz UVRE é preenchida automaticamente. Cada projeto recebe uma classificação de PRIORIDADE que pode variar entre NENHUMA, BAIXA, MODERADA, ALTA ou ALTÍSSIMA. A pontuação segue o seguinte critério:
Em geral, quanto maior a percepção de valor (nota próxima a 05), menor o investimento (nota próxima a 01), maior a relação com a MCI e o Resultado almejado (nota próxima a 05) e com a maior eficácia (nota próxima a 5), maior será a prioridade do projeto a ser executado.
ACOMPANHAMENTO E RANKING
Uma vez preenchida a ABA – CLASSIFICAÇÃO PROJETOS UVRE, deve-se acessar a SEGUNDA ABA da planilha denominada ACOMPANHAMENTO & RANKING. Conforme a classificação inserida na Matriz UVRE – Classificação Projetos UVRE, a empresa obterá uma hierarquia de priorização clara para cada um dos projetos a serem realizados nessa segunda aba – de forma AUTOMÁTICA.
Esta ABA da planilha tem um papel de enorme relevância na MATRIZ UVRE. Será ela a responsável pelo acompanhamento periódico de cada um dos projetos, mediante o preenchimento de duas colunas denominadas STATUS e OBSERVAÇÕES GERAIS (as demais colunas são preenchidas automaticamente).
A coluna STATUS serve para que a empresa possa apontar como está o andamento de cada um dos projetos, considerando 5 possibilidades, são elas:
Da mesma forma, ao lado da coluna STATUS há uma outra coluna chamada OBSERVAÇÕES GERAIS. Será nessa coluna que a empresa poderá colocar livremente qualquer comentário sobre o andamento do projeto em questão, por exemplo, se está aguardando aprovação de alguém, se já está na fase de orçamentação, etc.
Na medida que for preenchendo os STATUS e OBSERVAÇÕES GERAIS, no topo da planilha haverá um gráfico demonstrando, em tempo real, como está a distribuição dos seus projetos POR STATUS, conforme exemplo abaixo:
Recomenda-se que o preenchimento tanto do "STATUS" como das “OBSERVAÇÕES GERAIS” seja realizado somente após a aprovação final da Matriz UVRE pelas alçadas competentes. Durante o período estabelecido para a Matriz UVRE (anual, semestral, etc.), cada líder de projeto deve atualizá-la, informando e documentando o status de cada projeto em questão. Esse processo pode ser realizado remotamente, por meio do compartilhamento do arquivo para que cada líder insira suas informações, ou também presencialmente, permitindo uma visão mais abrangente da equipe em relação a todos os projetos. Para uma Matriz UVRE anual, é recomendável realizar pelo menos três momentos de atualização como esse.
IMPORTANTE: Para ter sucesso na utilização dessa ABA – ACOMPANHAMENTO & RANKING, use-a APENAS APÓS CERTIFICAR-SE QUE NÃO HAVERÁ ALTERAÇÕES NA ABA – CLASSIFICAÇÃO PROJETOS UVRE. Isso é de suma importância porque, mediante a programação existente na planilha, caso haja qualquer reclassificação na UVRE (novas notas ou inclusão de novos projetos, por exemplo), a ORDENAÇÂO DOS PROJETOS (RANKING) ocorrerá também de forma automática, NO ENTANTO, as colunas STATUS e OBSERVAÇÕES GERAIS não acompanharão essa nova ordenação.
DASHBOARD UVRE
Esta terceira ABA, denominada DASHBOARD UVRE será também uma das mais utilizadas ao longo de período que a MATRIZ UVRE estiver em vigor. Trata-se de uma apresentação automatizada e em tempo real com indicadores chaves da sua MATRIZ e dos seus PROJETOS, para o devido acompanhamento e prestação de contas ao final do período estabelecido para a UVRE, conforme exemplo a seguir:
A Matriz UVRE foi idealizada por Marcos Spalding e contou com a colaboração direta de Caroline Reis e de Jairo Candido.
Marcos Spalding
Mestre em Administração de Empresas pela University of Manchester, professor, gestor e apaixonado por marketing. Conheça mais sobre o autor.
Caroline Reis
Consultora de negócios, formada em Gestão Empresarial pela FATEC Guaratinguetá, MBA em Gestão e Liderança Organizacional pela FranklinCovey, com experiência em melhoria contínua e metodologias ágeis.
Jairo Cândido Junior
Graduado em logística e informática, com especialização nas areas de produção e liderança corporativa, certificação green belt, grande experiência em melhoria de processos produtivos e manufaturados.
